The Art of Bureaucracy

Beste familie, vrienden en andere Peru-liefhebbers,


Het is alweer een hele tijd geleden dat ik middels dit medium een stukje tekst over mijn belevenissen heb geschreven. Dat dat zo lang geleden is heeft er vooral mee te maken dat ik mijn volgers niet altijd wil vermoeien met (dezelfde) lokale ongemakken, waar ik weleens tegenaan loop. Dat kennen jullie onderhand wel.

Maar… Als er onder u allen nu nog mensen zijn die denken dat bureaucratie in Nederland (en bv. de USA) een serieus probleem is, lees dan verder en tel vervolgens uw zegeningen.

Hoe je als overheid bureaucratie tot kunst kan verheffen en hoe je daarmee de burgers tot wanhoop kan brengen. ‘Verdeel en heers’ werkt na 2000 jaar nog steeds.

Het toeval wil dat ik in de afgelopen week op het gemeentehuis moest zijn voor 2 totaal verschillenden zaken.
PeruMotors heeft vorig jaar een nieuwe pickup truck gekocht en het was onze boekhoudster duidelijk geworden dat die auto nog niet was aangegeven op het gemeentehuis. Nu moeten jullie weten dat de gemeente/provincie hier de motorrijtuigenbelasting vaststelt, oplegt en int. Gelukkig voor PeruMotors zijn motorfietsen vooralsnog vrijgesteld van wegenbelasting en tol in Peru. Enfin, de boekhoudster stuurt mij naar het gemeentehuis, vertelt mij welke documenten ik mee moet nemen en welke kopieën de gemeente nodig heeft. Afgelopen dinsdag had ik eindelijk voldoende moed verzameld en trok ik de stoute schoenen aan. Met een bord voor m’n kop, het zweet in de handen en lood in de schoenen toog ik naar het gemeentehuis met al de benodigde papieren. De eerste hindernis is altijd de man die de volgnummertjes voor de loketten afgeeft. Hier staat gewoonlijk al een rij mensen te wachten. Ben ik eindelijk aan de beurt, vraagt die man of ik alle papieren bij me heb. Ik kom graag beslagen ten ijs en toon hem met enige arrogantie dat ik alles bij me heb, en zelfs nog een beetje meer dan dat. Tot mijn stomme verbazing zegt ‘ie dat er een document ontbreekt. Terwijl ik hem uitleg dat ik dat document niet nodig heb, omdat ons bedrijf reeds een code heeft waar zij mee uit de voeten zouden moeten kunnen, geeft hij de persoon achter mij in de rij alvast een volgnummer voor het loket. Hij luistert niet eens naar me. Hoe dan ook, hij geeft mij geen nummertje want ik heb mijn zaken niet voor elkaar, in zijn ogen. Ik heb zijn hufterigheid beloond, door hem met ietwat verheven stem in oer-oud-Hollands ‘de schijt’ te wensen. Stampvoetend ben ik naar buiten gelopen en ik nam mezelf voor om de volgende dag een nieuwe poging te gaan wagen, MET een kopie van het door deze man gewenste document.
Dus ik de volgende dag terug naar het gemeentehuis en ik constateerde dat mijn wens aan het adres van de ‘nummertjes-man’ duidelijk niet was uitgekomen, want hij zat er nog. Alsof er gisteren niets gebeurd was overhandigde ik hem mijn mapje met papieren en dit keer vond hij het goed. In plaats dat hij mij direct een nummertje voor het loket gaf, gaf hij mij een formulier in duplo die ik eerst in moest vullen. Het was geen doordruk-formulier en er was ook geen carbon-papier (kent u dat nog?). Dus gewoon ouderwets hetzelfde formulier 2 keer invullen. Dat 2 x invullen kostte me tussen de 10 en 15 minuten. Ik weer terug naar de man van de nummertjes. Hij zag dat ik mijn best had gedaan op de formulieren, keek er verder niet naar en gaf mij dan eindelijk een volgnummer voor het loket. U begrijpt natuurlijk direct dat ik niet minder dan 1,5 uur (!) later eindelijk aan de beurt was. Met het invullen van de formulieren en het andere voornoemd gewauwel heeft dit proces uiteindelijk meer dan 2 uur in beslag genomen. Maar waarom geeft de ‘nummertjes-man’ me niet direct een volgnummer zodat ik tijdens het wachten op mijn beurt die formulieren kon invullen? Dat had zo maar weer een kwartiertje wachten gescheeld. OK, ik kom aan het loket en vertel waar ik voor kom, zegt de mevrouw achter het loket direct: “Oh, maar dan heb je dit document niet nodig, want je hebt al een code”. U begrijpt dat zij doelde op het document waar ik gisteren voor terugging naar huis.
Als je in Peru een nieuwe auto koopt, dan wordt die geregistreerd bij het Kadaster (overheid) en die instantie geeft het kenteken uit, levert het kenteken-bewijs en drukt de kenteken platen (die dan vaak pas weken later komen).
Dan moet je een verplichte verzekering afsluiten, en dat gaat verbazend eenvoudig. Men knipt en plakt de VIN- en motornummers, en andere ingewikkelde informatie ergens (?) van het internet en hup in de polis. Betalen en meestal binnen 10 minuten ben ik klaar bij onze verzekerings-adviseur.
Je zou toch aannemen dat het Kadaster alle informatie (digitaal) doorgeeft aan de overheidsinstantie die aangewezen is om alles rond de wegenbelasting te regelen. Nou, dat is dus niet zo en daarom moest ik me dus op het gemeentehuis vervoegen. De vriendelijke mevrouw achter het loket gaat alle gegevens van de auto, die op het door mij ingevulde formulier staan (!), opzoeken in de door mij meegeleverde documenten, en dus niet van het formulier. Dit levert veel zoekwerk op en vertraagt het proces van het inbrengen van de gegevens in de computer aanmerkelijk. Dat er nog letterlijk tientallen mensen achter mij zitten te wachten op een soortgelijke behandeling, deert deze mevrouw duidelijk voor geen meter. Peruanen laten deze zaken gelaten over zich heen komen en het wachten (en niets doen) zit hen blijkbaar in de genen. Het is ongelooflijk dat men niet massaal in opstand komt tegen dit soort praktijken. Ik kan er nog steeds moeilijk aan wennen. Het einde van het proces is dat ik het duplo-formulier gestempeld meekrijg als bewijs dat ik onze auto heb geregistreerd en dat PeruMotors dus de wegenbelasting kan/mag betalen.

U weet waarschijnlijk dat het de Peruaanse overheid vorig jaar heeft behaagd om mij het genoegen van een verblijfsvergunning te gunnen. Over bureaucratische processen gesproken… Één van de consequenties die het verkrijgen van de verblijfsvergunning met zich meebrengt, is dat met een half jaar je Nederlandse rijbewijs niet meer geldig is in Peru. Het zal u niet verbazen dat in mijn beroep een geldig rijbewijs van groot belang is. En ik hoor u bijna denken: “Dus dan laat je je Nederlandse rijbewijs even overschrijven naar een Peruaans rijbewijs”. Maar zo werkt het hier dus niet. Je moet gewoon je rijbewijs gaan halen met alle lessen, praktijk en theorie, en dus ook de bijbehorende examens afleggen. Alsof je nog nooit een rijbewijs gehad hebt. Omdat er ondertussen reeds 3 maanden verstreken zijn, vond ik dat ik daar maar eens mee moest beginnen. Even Googlen en ik vond zowaar een website met deugdelijke (?) informatie over het verkrijgen van een rijbewijs. Maar tijdens het lezen van die informatie zakte de moed mij alweer diep in de schoenen. Hier ontspon zich een bureaucratisch proces dat zijn weerga niet kent. Het werd mij duidelijk dat het rijbewijs voor de auto uiteindelijk wordt afgegeven door het Ministerie van Transport, en dat lijkt op zich niet onlogisch. Maar het rijbewijs voor de motor (alle categorieën) wordt afgegeven door de gemeente. Deze instantie stelt (natuurlijk) nogal wat andere eisen dan het Ministerie. Wat te doen? En waar te beginnen? Tijdens het Googlen vond ik een soort van rijschool die gespecialiseerd is in de bureaucratische rompslomp rond alle (!) rijbewijzen. Dus heb ik dat kantoor in de afgelopen week maar eens met een bezoekje vereerd. Een bijzonder vriendelijke man vertelde dat het allemaal niet zo’n probleem was en dat ze mij wel even aan alle benodigde rijbewijzen zullen helpen. EN, zij zullen ook alle bureaucratie voor mij overwinnen, want daar hebben zij veel ervaring mee. Het enige wat ik moest aanleveren zijn 6 pasfoto’s en een verklaring van de gemeente (daar zijn we weer) dat ik ook echt woon op het adres waarvan ik zeg dat ik woon. Snapt u wel? Een soort van uittreksel uit het bevolkingsregister. De rest doet het kantoortje voor me, tenminste dat hebben we afgesproken, en daar heb ik al een gedeelte voor betaald. De examens, theorie en praktijk voor zowel de motor als de auto, zijn ondertussen gepland ergens rond 20 Maart 2015. Ik zal u besparen waarom dat niet eerder kon. Dus… ik naar de fotograaf voor de pasfoto’s en weer naar het gemeentehuis voor het uittreksel. De foto’s waren zo klaar, geen probleem. Maar bij aankomst op het gemeentehuis moest ik me eerst weer vervoegen bij dezelfde ‘nummertjes-man’. Zo te zien was hij nog steeds niet aan de schijt geraakt en hij voerde nog steeds met volledige overgave een strikt nummertjes-beleid. Ik vertel waar ik voor kom en hij zegt meteen dat daar geen nummertjes voor bestaan. Ik moest mij vervoegen bij de desbetreffende afdeling in het souterrain. Eenmaal aangekomen in het donkere en zompige souterrain kan ik de genoemde afdeling niet vinden, dus vraag ik beleefd aan een willekeurige ambtenaar waar ik moet zijn. Hij heeft werkelijk geen idee en betrekt 2 collega’s in ons gesprek, die ook beginnen te peinzen en er dan toch ook niet helemaal uitkomen. Achteraf bleek dat ze er nog geen 15 meter vandaan zaten. Een andere man neemt me (figuurlijk) aan de hand mee naar een verdieping hoger. De verdieping van de ‘nummertjes-man’, en daar blijkt zich nog een geheel ander arsenaal aan loketten te bevinden. De behulpzame ambtenaar uit het souterrain draagt mij over aan iemand in de buurt van een loket. Ik vraag hem of hij, in ruil voor mijn documenten, mij een uittreksel kan verstrekken. Dit blijkt dan helaas niet het geval. En omdat er geen formulieren bestaan voor hetgeen ik nodig heb, moet ik een brief aan de burgemeester schrijven met het verzoek mij een uittreksel te leveren. Die brief moet dan met de benodigde kopieën en een betalingsbewijs van 50 Peruaanse Soles bij dit loket ingeleverd worden. Gelukkig zitten er op straat, net even buiten het gemeentehuis, mannetjes met een draagbare typemachine (kent u ze nog?). Voor 3 Sol schrijft de man voor mij een keurige brief aan de burgemeester van Arequipa. Met deze brief, de kopieën en het betalingsbewijs ga ik weer naar het loket. Mijn aanvraag wordt direct in ontvangst en in behandeling genomen, met de mededeling dat het uittreksel morgen klaar zal zijn. Die verhalen ken ik ondertussen, dus ik 2 dagen later opnieuw naar het gemeentehuis en ik daal af naar het donkere en zompige souterrain. Met enige hulp vind ik de afdeling waar ik moet zijn. Ik vertel de man dat ik mijn uittreksel kom ophalen. Hij kijkt me meewarig aan. “Uittreksel? Welk uittreksel? Meneer, we hebben momenteel geen stroom en dus geen systeem. Ik kan niets voor u betekenen. Komt u een andere keer maar terug.” Nu wordt het mij te gortig. Ik heb slechts een uittreksel nodig, ik heb daar al veel te veel voor moeten betalen in cash en ergernis, en ik ga niet eerder weg dan dat ik dat document heb (dacht ik toen nog…). “Wie is jouw baas?”, vraag ik duidelijk geïrriteerd. “Die zit daar, meneer”, 3 bureaus verder. Ik stampvoetend (dat doe ik nogal eens) er naartoe en vertel de man wat er aan de hand is. De baas begint een heel verhaal tegen me, en voordat hij dat verhaal kan afmaken, zeg ik hem dat mij dat geen reet interesseert. Ik wil mijn uittreksel en wel NU ! Ik heb er al veel te veel voor betaald, het is GEEN raket-technologie en ze kunnen toch zeker wel even in het bevolkingsregister checken dat ik ook daadwerkelijk op mijn adres sta ingeschreven? Bevolkingsregister zegt u? Dat hebben wij hier niet, meneer. Dat is een heel andere overheidsinstelling. HUH? Nee, daar doen wij verder ook geen zaken mee. Ik voel dat ik toe was om op een stoel te gaan zitten. Ja maar… ik ben hier toch op het gemeentehuis? Ja, dat klopt meneer, maar wij hebben geen registratie van adressen. Ja maar… jullie sturen mij toch ieder jaar de OZB-aanslag? Dan weten jullie toch ook waar ik woon, en dat kunnen jullie dan toch wel even verklaren op een papiertje? Meer heb ik niet nodig. Ik wankel op de stoel en de wanhoop begint zich in mij te nestelen. Een lullig uittrekseltje voor een nog lulliger rijbewijsje. Nee sorry, meneer, zo werkt het dus niet. De chef laat me nu een stuk lezen dat de aanvraag van het uittreksel minimaal 5 werkdagen in beslag neemt. Hoe ze boven bij het indienen van de aanvraag konden zeggen dat het uittreksel de volgende dag klaar zou zijn, begreep de chef ook niet. Dat MOET een vergissing van de desbetreffende ambtenaar geweest zijn. En dan komt er ook nog een aap uit de mouw. De vriendelijke chef legt mij heel rustig uit dat er eerst een ambtenaar persoonlijk moet vaststellen dat ik ook echt op het door mij opgegeven adres woon. Dat moet hij doen door mijn huis te bezoeken. Die ambtenaar zal dan vervolgens het uittreksel opstellen. De ondergeschikte komt en mengt zich ongevraagd in het gesprek en zegt tegen zijn baas, dat ik toch wel gelijk heb in mijn argumentatie, maar dat ze vanwege de stroomuitval niets kunnen beginnen. De chef zegt tegen zijn ondergeschikte dat hij Maandag a.s. mij thuis zal bezoeken en belooft mij dat dan dinsdag het uittreksel klaar zal zijn. Ik ben totaal uit het lood geslagen door zulk een inefficientie en wil eigenlijk niets liever dan afdruipen. Zegt de chef: “Kom maandag Carlos (de ondergeschikte) nou even ophalen om 11:30 uur, en neem hem mee naar huis, dan is dinsdag uw uittreksel ECHT klaar. Dat garandeer ik u.” In mijn verbouwereerdheid dank ik de man nog voor zijn medewerking. Terwijl ik naar buiten loop denk ik: Dat is dus de truc, ze slaan je murw met de regeltjes en onmogelijkheden. En dan lossen ze het probleem uiteindelijk ongemerkt toch op. Ik had beter moeten weten, want zo gaat het altijd hier… Gek word je ervan !

Ik terug naar de rijschool met de foto’s en vertel de aardige man dat het uittreksel nog even op zich moet laten wachten. De man is niet verbaasd en zegt dat zijn proces al in volle gang is. Met of zonder uittreksel gaat hij door met de voorbereidingen. Hij heeft ondertussen de door mij slechts ondertekende psychologische test zonder fouten ingevuld. Dat gaat mij in ieder geval een goedgekeurde medische verklaring opleveren. Nee, u hoeft verder niets te doen. Lever volgende week dat uittreksel maar hier in. Rond 20 Maart doet u de examens en dan heeft u uw rijbewijzen voor motor en auto, geen enkel probleem. Hoe gaat dat dan bij het theorie examen? Moet ik nog studeren? Nee hoor, dat hoeft niet. Als buitenlander mag u gebruik maken van een tolk tijdens het theorie examen. Die tolk zal iemand van ons zijn, die ‘toevallig’ ook alle antwoorden kent. Wel zo handig, vind u niet? Voor het praktijk examen gaan we even van tevoren oefenen op het circuit en u kunt toch autorijden? Een rondje rijden en inparkeren, klaar is Kees. Nou, dat is dan geen enkel probleem ! Ik zie u volgende week wel verschijnen met het uittreksel. Goed weekend, meneer !
Ik ben heel benieuwd hoe dit gaat aflopen, mensen.

Verder gaat hier in Arequipa eigenlijk alles redelijk naar wens. Met vrouw en dochter alles OK. Zakelijk blijft het ook maar lekker lopen. Dus je hoort mij verder niet klagen.

Ik groet u vanuit een bewolkt en soms regenachtig Arequipa.
Uw aller Abelito.